CONSERVAZIONE E CONSULTAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE: DUE SCELTE DISTINTE

Conservazione elettronica

Ai sensi dell’articolo 39, comma 3, D.P.R. 633/1972, le fatture elettroniche devono essere conservate obbligatoriamente in modalità elettronica.

Si ricorda che la conservazione elettronica (o Archiviazione elettronica) non è la semplice memorizzazione su computer del file della fattura, bensì trattasi di un processo regolamentato tecnicamente da specifiche disposizioni di legge, processo che prevede l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione e deve terminare entro tre mesi dalla scadenza delle dichiarazioni annuali a cui si riferiscono (entro il 31 gennaio 2021 per le fatture del 2019).

Con il processo di conservazione elettronica a norma si avrà la garanzia, negli anni, di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa.

Tale processo di conservazione è usualmente fornito da operatori privati certificati. Anche l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma, della durata di 15 anni, per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

Il servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi“.

La funzionalità prevede come prerequisito l’adesione ad una convenzione di servizio specifico, adesione che avviene mediante esplicita accettazione delle condizioni in essa contenute, all’interno dell’area del servizio di conservazione, previa autenticazione in conto proprio o tramite soggetti incaricati. Per il contribuente che sceglie di aderire all’apposito accordo di servizio tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute dall’operatore attraverso il SdI saranno portate in conservazione a norma di legge.

Si consiglia di procedere con l’adesione alla convezione per usufruire della conservazione elettronica a norma messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Consultazione elettronica

Una differente funzionalità rispetto alla conservazione a norma, messa anch’essa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, riguarda la consultazione delle fatture elettroniche.

L’Agenzia delle Entrate memorizza e rende disponibili in consultazione agli operatori Iva (o agli intermediari dagli stessi delegati), le fatture emesse e ricevute nonché, ai consumatori finali, le fatture ricevute.

A decorrere dal 31 maggio 2019 è prevista l’introduzione nel sito dell’Agenzia di una specifica funzionalità per consentire agli operatori di aderire espressamente al servizio di “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici”.

In linea generale, il servizio di ausilio offerto dall’Agenzia delle Entrate, accessibile previa adesione, consiste nella consultazione e acquisizione dei “file fattura” sino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema di Interscambio (SdI).

Nel caso in cui:

  • almeno una delle parti aderisca alla consultazione – cedente/prestatore o cessionario/committente – l’Agenzia delle Entrate memorizza i dati dei file delle fatture elettroniche e li rende disponibili in consultazione esclusivamente al soggetto che ha effettuato l’adesione. Al soggetto che non abbia effettuato l’adesione sono resi disponibili in consultazione esclusivamente i “dati fattura” fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento. I dati esclusi dalla possibilità di consultazione, in caso di mancata adesione, sono natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione.
  • nessuna delle parti aderisca al servizio– cedente/prestatore o cessionario/committente – l’Agenzia delle Entrate, dopo l’avvenuto recapito della fattura al destinatario, cancella i dati dei “file fattura” e memorizza esclusivamente i “dati fattura”. Tali dati sono resi disponibili in consultazione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate.
  • il cessionario/committente consumatore finale non aderisca al servizio, non sarà reso disponibile in consultazione alcun dato relativo alle fatture elettroniche ricevute.

I contribuenti potranno effettuare l’adesione dal 31 maggio 2019 al 2 settembre 2019.

Al fine di strutturare la funzionalità di adesione e consentire ai contribuenti che intendono aderire al servizio di poter consultare la totalità dei file delle fatture emesse/ricevute fino al 31 maggio 2019, l’Agenzia delle Entrate procede alla temporanea memorizzazione dei “file fattura” e li rende disponibili in consultazione agli utenti fino al 2 settembre 2019. La mancata adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici comporta la cancellazione dei “file” memorizzati nel periodo transitorio.

 

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